Der Lehrling kann Protokolle führen.

Aufgabe 1:

• Titel: Protokollführung bei Besprechungen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling wird zu einer internen Besprechung eingeladen und führt dort das Protokoll. Dabei notiert er die wichtigsten Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben, die im Rahmen des Treffens besprochen werden. Besonders wichtig ist, dass der Lehrling die besprochenen Punkte klar und präzise wiedergibt und sich auf die relevanten Informationen konzentriert. Nach der Besprechung wird das Protokoll zur Genehmigung an den Vorgesetzten oder die Teilnehmer verschickt.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Fähigkeit, relevante Informationen während einer Besprechung zu identifizieren, zu strukturieren und effizient zu dokumentieren. Der Lehrling lernt, Protokolle professionell zu verfassen, die klare und nachvollziehbare Informationen enthalten.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu einem Besprechungsraum und Teilnahme an einer Besprechung

• Laptop oder Schreibmaterial zur Protokollführung

• Beispielprotokolle zur Orientierung

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 1-2 Stunden (abhängig von der Länge der Besprechung)

• Umfang: Ein vollständiges Protokoll für eine Besprechung (1-3 Seiten)

Aufgabe 2:

• Titel: Protokoll über eine Projektbesprechung anfertigen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling wird gebeten, nach einer Projektbesprechung ein detailliertes Protokoll zu erstellen, das die besprochenen Projektziele, anstehenden Aufgaben, verantwortliche Personen und Fristen dokumentiert. Das Protokoll soll zudem eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionspunkte sowie der nächsten Schritte enthalten. Der Lehrling hat die Aufgabe, das Protokoll klar und übersichtlich zu strukturieren, sodass es für alle Teilnehmer nachvollziehbar ist.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit des Lehrlings, Informationen aus Projektdiskussionen zu extrahieren und in einer strukturierten, übersichtlichen Form niederzuschreiben. Er lernt, wie man wichtige Details organisiert und sicherstellt, dass alle Projektbeteiligten die nächsten Schritte verstehen.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu Besprechungsunterlagen und Projektplänen

• Vorlagen für Projektprotokolle

• Schreibmaterial oder Computer mit Textverarbeitungsprogramm

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 2-3 Stunden (abhängig von der Länge der Besprechung und der Detailtiefe des Projekts)

• Umfang: Protokoll von 2-4 Seiten

Aufgabe 3:

• Titel: Protokoll über eine Kundenbesprechung erstellen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Nach einer Besprechung mit einem Kunden, bei der verschiedene geschäftliche Themen und Anforderungen besprochen werden, ist der Lehrling dafür verantwortlich, ein Protokoll zu erstellen. Das Protokoll sollte alle wichtigen Gesprächsinhalte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Aktionen enthalten. Es ist zudem wichtig, dass der Lehrling auf alle relevanten Details eingeht und das Protokoll klar und professionell formuliert, damit es sowohl intern als auch für den Kunden von Nutzen ist.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Fähigkeit, Gespräche mit externen Parteien zu dokumentieren und dabei professionell sowie präzise zu arbeiten. Der Lehrling lernt, die Kommunikation mit externen Stakeholdern zu reflektieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte in einem formellen Dokument festgehalten werden.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu Notizen aus der Besprechung

• Beispielprotokolle oder Vorlage für Kundenprotokolle

• Laptop oder Schreibmaterial

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 1-2 Stunden

• Umfang: Protokoll von 2-3 Seiten

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

1. Aufgabe 1 (Protokollführung bei Besprechungen):
   Der Lehrling könnte eine Reflexionsfrage beantworten, z. B. „Welche Protokollstruktur hat sich als am effektivsten erwiesen? Gab es Herausforderungen beim Festhalten der Diskussionen, und wie hast du diese gelöst?“
   Alternativ könnte der Lehrling einen Bericht verfassen, der die wichtigsten Protokolleigenschaften erläutert.

2. Aufgabe 2 (Protokoll über eine Projektbesprechung anfertigen):
   Der Lehrling könnte ein Feedback zu seinem Protokoll von einem Kollegen oder Vorgesetzten einholen und darüber reflektieren, was bei der nächsten Aufgabe verbessert werden könnte.
   Zusätzlich könnte er eine Präsentation der Protokollstruktur und -methoden für das Team erstellen.

3. Aufgabe 3 (Protokoll über eine Kundenbesprechung erstellen):
   Nach Abschluss des Protokolls könnte der Lehrling eine kurze Analyse der Kommunikation mit dem Kunden durchführen und dabei reflektieren, wie er auf Fragen und Anliegen des Kunden eingegangen ist und wie er die Inhalte des Protokolls klar und professionell darstellt.