Der Lehrling kann je nach Bedarf die passende Kommunikationsform wählen.

Aufgabe 1:

• Titel: Wahl der richtigen Kommunikationsform bei einer Kundenanfrage

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erhält eine Kundenanfrage, die per E-Mail eingegangen ist. Die Aufgabe besteht darin, den Kommunikationsweg und die Kommunikationsform basierend auf der Dringlichkeit und dem Inhalt der Anfrage zu wählen. Der Lehrling entscheidet, ob die Antwort per E-Mail, Telefon, Chat oder über ein anderes Medium erfolgen sollte. Zudem muss er die passende Sprache und den Kommunikationsstil wählen (z. B. formal, freundlich, technisch, etc.).

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, die passende Kommunikationsform für eine spezifische Situation auszuwählen. Der Lehrling lernt, den richtigen Kanal und den richtigen Stil zu wählen, um professionell und effizient zu kommunizieren.

• Benötigte Ressourcen:

• Computer mit E-Mail- und Kommunikationssoftware

• Beispiel für eine Kundenanfrage

• Unternehmensrichtlinien für Kommunikation

• Dauer / Umfang:

• Analyse der Anfrage und Entscheidung über die Kommunikationsform: 30 Minuten

• Erstellung einer Antwort: 30 Minuten

Aufgabe 2:

• Titel: Erstellung einer internen Kommunikationsnotiz für das Team

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erstellt eine kurze interne Mitteilung (z. B. über Microsoft Teams oder Slack) zu einem wichtigen Thema, das das gesamte Team betrifft (z. B. eine Änderung im Arbeitsprozess oder eine wichtige Ankündigung). Der Lehrling muss entscheiden, ob die Nachricht als kurze Nachricht, formelle E-Mail oder in einem Teammeeting besprochen werden sollte. Die Mitteilung muss präzise und klar formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, den passenden Kommunikationskanal und -stil für interne Informationen zu wählen. Der Lehrling lernt, wie man Nachrichten für verschiedene Zielgruppen und Plattformen optimiert.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu Kommunikationsplattformen (z. B. Microsoft Teams, Slack, E-Mail)

• Unternehmensrichtlinien für interne Kommunikation

• Dauer / Umfang:

• Erstellen der Mitteilung: 1 Stunde

• Feedback-Runde mit Ausbilder: 30 Minuten

Aufgabe 3:

• Titel: Kommunikation bei einem virtuellen Meeting: Wahl der richtigen Tools und Medien

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling nimmt an einem virtuellen Meeting teil und muss vorab entscheiden, welche digitalen Kommunikationswerkzeuge (z. B. Video, Audio, Bildschirmfreigabe, Chat) während des Meetings eingesetzt werden sollten. Die Aufgabe umfasst auch die Auswahl der Kommunikationsweise – welche Informationen sollten per Präsentation geteilt werden, welche Punkte sollen mündlich erklärt werden und welche Fragen könnten im Chat gestellt werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, die richtige Kommunikationsform in einem virtuellen Meeting zu wählen. Der Lehrling lernt, wie man in einer digitalen Umgebung effizient kommuniziert und die technischen Mittel sinnvoll einsetzt.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu Videokonferenz-Tools (z. B. Zoom, Microsoft Teams)

• Agenda des Meetings

• Unternehmensrichtlinien zu virtuellen Meetings und Kommunikationspraktiken

• Dauer / Umfang:

• Vorbereitung auf das Meeting: 30 Minuten

• Teilnahme am Meeting und Anwendung der Kommunikationsmittel: 1 Stunde

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Kundenanfrage):
  Der Lehrling könnte eine kurze Reflexion darüber schreiben, warum er sich für eine bestimmte Kommunikationsform entschieden hat. Dies könnte durch eine Feedback-Runde mit dem Ausbilder ergänzt werden, um zu prüfen, ob die Entscheidung angemessen war.

• Aufgabe 2 (Interne Mitteilung):
  Der Lehrling könnte die erstellte Mitteilung als Beispiel präsentieren und in einem kurzen Bericht darlegen, warum er den gewählten Kommunikationskanal und Stil für am besten geeignet hielt. Feedback von Kollegen oder dem Ausbilder könnte ebenfalls eingebaut werden.

• Aufgabe 3 (Virtuelles Meeting):
  Nach dem Meeting könnte der Lehrling eine Reflexion verfassen, in der er die Auswahl der Kommunikationsmittel und die tatsächliche Durchführung des Meetings bewertet. Dies könnte auch eine Analyse darüber beinhalten, ob die gewählten Mittel effektiv waren oder ob Verbesserungen vorgenommen werden könnten.