Der Lehrling kann interne Schriftverkehrsarbeiten erledigen.

Aufgabe 1:

• Titel: Erstellung einer internen E-Mail-Ankündigung

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine interne E-Mail verfassen, in der eine wichtige Information (z. B. Änderung des Besprechungsplans, neue Richtlinien oder ein bevorstehendes Event) an alle Mitarbeitenden des Unternehmens weitergegeben wird. Dabei muss der Lehrling auf eine klare und prägnante Sprache achten und die relevanten Informationen strukturiert darstellen, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, klar und präzise interne Schriftkommunikation zu erstellen und dabei auf Struktur und Verständlichkeit zu achten.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu E-Mail-Software

• Informationen zur zu übermittelnden Ankündigung

• Vorlage für interne E-Mails (falls vorhanden)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30-45 Minuten

• Umfang: Entwurf der E-Mail, Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit, Versenden der E-Mail

Aufgabe 2:

• Titel: Verfassen eines internen Briefs zur Erinnerung an eine Frist

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll einen formellen internen Brief verfassen, in dem Kolleg*innen an eine bevorstehende Frist oder einen wichtigen Termin erinnert werden (z. B. Abgabetermin für Berichte, Rückmeldungen zu einem Projekt). Der Brief sollte höflich und professionell sein, wobei der Lehrling eine klare und respektvolle Sprache verwenden muss, um eine rechtzeitige Erledigung zu fördern.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, formelle und höfliche Schriftkommunikation zu verfassen, die zur Handlungsaufforderung oder Erinnerung dient.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu Textverarbeitungssoftware (z. B. Word)

• Vorlagen für formelle Briefe

• Informationen zur Frist und den betroffenen Personen

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 45 Minuten

• Umfang: Erstellung des Briefs, Überprüfung auf formelle Korrektheit und Professionalität

Aufgabe 3:

• Titel: Erstellung eines internen Protokolls für eine Besprechung

• Beschreibung der Aufgabe:
  Nach einer Besprechung erhält der Lehrling die Aufgabe, ein internes Protokoll zu erstellen, das die besprochenen Punkte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten dokumentiert. Das Protokoll soll so strukturiert sein, dass es den Teilnehmenden hilft, die nächsten Schritte klar nachzuvollziehen. Der Lehrling muss darauf achten, dass alle relevanten Informationen übersichtlich zusammengefasst werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, besprochene Themen und Ergebnisse aus Besprechungen zu dokumentieren und die Informationen strukturiert weiterzugeben.

• Benötigte Ressourcen:

• Protokollvorlage

• Notizen aus der Besprechung

• Textverarbeitungssoftware

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 60 Minuten

• Umfang: Zusammenfassung der besprochenen Themen, Aufgaben und Fristen, Erstellung des Protokolls, Versand an die Teilnehmenden

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (E-Mail-Ankündigung):
  Der Lehrling kann die E-Mail mit einer kurzen Reflexionsfrage dokumentieren, z. B.: „Welche Informationen waren besonders wichtig für die klare Kommunikation und warum?“

• Aufgabe 2 (Erinnerungsbrief):
  Nach dem Versand des Briefs kann der Lehrling eine kurze Reflexion zur Frage schreiben: „Wie hast du die Höflichkeit gewahrt und gleichzeitig die Dringlichkeit der Frist verdeutlicht?“

• Aufgabe 3 (Protokoll):
  Das Protokoll kann nach Fertigstellung und Versand mit der Frage begleitet werden: „Wie hast du die Informationen so strukturiert, dass die nächsten Schritte für alle Beteiligten eindeutig sind?“