Der Lehrling kann in der betrieblichen Datei- und Ordnerstruktur arbeiten und dabei die Grundsätze eines guten Dateimanagements beachten.

Aufgabe 1:

• Titel: Ordnung in der digitalen Ablagestruktur schaffen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll sich in der bestehenden digitalen Datei- und Ordnerstruktur des Unternehmens zurechtfinden und eine Sammlung von Dateien entsprechend den betrieblichen Vorgaben neu ordnen. Dabei muss er auf die Struktur der Ordner, die Dateibenennung und die Ablage in den richtigen Verzeichnissen achten. Wenn nötig, soll er auch mit dem Team zusammenarbeiten, um eine Übersicht über die geltenden Ablagevorgaben zu bekommen.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, sich schnell und effizient in einer komplexen Datei- und Ordnerstruktur zurechtzufinden und diese entsprechend den Vorgaben zu ordnen. Der Lehrling lernt, wie er eine saubere und gut strukturierte Ablagesystematik aufrechterhält.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zur betrieblichen Datei- und Ordnerstruktur

• Vorlagen oder Richtlinien für die Dateibenennung und Ablagevorgaben

• Computer und Ablagesoftware

• Dauer / Umfang:

• Ordnen der Dateien und Ordner: 1–2 Stunden

• Feedback und Rücksprache mit einem Kollegen: 30 Minuten

Aufgabe 2:

• Titel: Optimierung der Dateibenennung und Ablagekriterien

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling wird gebeten, eine Übersicht der bestehenden Datei- und Ordnerbenennungskonventionen im Unternehmen zu erstellen und zu überprüfen, ob sie den aktuellen Anforderungen entsprechen. Im Anschluss soll er gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge erarbeiten, um die Suchbarkeit und Organisation der Dateien zu optimieren. Dabei soll er auch den Umgang mit Dateiversionen und -sicherung berücksichtigen.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, eine effiziente und gut durchdachte Dateibenennung und Ablagepraxis zu entwickeln, die sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die langfristige Ordnung unterstützt.

• Benötigte Ressourcen:

• Vorlagen und Richtlinien zur Dateibenennung und Ablage

• Beispielhafte Dateien und Ordnerstruktur des Unternehmens

• Computer mit Textverarbeitungssoftware

• Dauer / Umfang:

• Erstellen und Überprüfen der Übersicht: 1 Stunde

• Besprechung und Präsentation der Verbesserungsvorschläge: 30 Minuten

Aufgabe 3:

• Titel: Datenwiederherstellung und Versionskontrolle

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll anhand einer spezifischen Datei demonstrieren, wie eine Versionierung und Wiederherstellung von Dateien im Falle eines Fehlers oder Verlusts durchgeführt wird. Er soll sicherstellen, dass alle Daten gemäß den betrieblichen Vorgaben gesichert werden, und überprüfen, wie er Dateien mit verschiedenen Versionen korrekt speichern und nachverfolgen kann.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Förderung der Fähigkeit, die korrekte Handhabung von Versionen und die Wiederherstellung von Dateien aus Sicherungskopien sicherzustellen. Der Lehrling lernt, wie er die Integrität und Historie von Dateien effizient verwaltet.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zu einer Datei, die Versionierung und Sicherung benötigt

• Anleitung oder Software zur Versionierung von Dateien (z. B. Cloud-Lösungen oder spezielle Software)

• Backup-Systeme des Unternehmens

• Dauer / Umfang:

• Durchführung der Datenwiederherstellung: 1–2 Stunden

• Rückmeldung und Besprechung der Versionierungstechniken: 30 Minuten

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Ordnung in der digitalen Ablagestruktur):
  Der Lehrling kann eine kurze Reflexion über den Ablauf des Ordnens der Dateien schreiben. Darin sollte er beschreiben, welche Herausforderungen er bei der Arbeit mit der digitalen Struktur hatte und wie er diese überwunden hat. Eine kurze Präsentation der neu organisierten Ordnerstruktur könnte ebenfalls helfen.

• Aufgabe 2 (Optimierung der Dateibenennung und Ablagekriterien):
  Der Lehrling kann einen schriftlichen Bericht oder eine Präsentation erstellen, in dem er die bestehenden Benennungsrichtlinien erläutert, Verbesserungsvorschläge präsentiert und erläutert, wie diese Vorschläge die tägliche Arbeit und das Dateimanagement verbessern würden.

• Aufgabe 3 (Datenwiederherstellung und Versionskontrolle):
  Für diese Aufgabe kann der Lehrling einen Bericht oder eine kurze Präsentation anfertigen, in dem er die Schritte zur Versionierung und Wiederherstellung beschreibt und dabei aufzeigt, wie diese Praktiken die Sicherheit und Ordnung im digitalen Dateisystem des Unternehmens verbessern.