Der Lehrling kann die Offene-Posten-Liste verwalten und erforderliche Schritte im Mahnwesen entsprechend den betrieblichen Vorgaben setzen.

Aufgabe 1:

• Titel:
  Verwaltung der Offenen-Posten-Liste

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll die Offene-Posten-Liste des Unternehmens überprüfen und pflegen. Dies umfasst das Eintragen neuer Rechnungen, die Kontrolle von bereits verbuchten Posten auf ihre Richtigkeit und das Aktualisieren von Zahlungsstatus (z. B. „bezahlt“, „überfällig“). Dabei soll der Lehrling sicherstellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst sind.

• Ziel:
  Die Aufgabe fördert das Verständnis für die Verwaltung und Pflege von Forderungen und Verbindlichkeiten und stärkt die Fähigkeit des Lehrlings, die Offene-Posten-Liste korrekt zu führen und regelmäßig zu aktualisieren.

• Benötigte Ressourcen:
  Offene-Posten-Liste (oder Buchhaltungssoftware), Rechnungen und Zahlungseingänge, Excel oder ein anderes Verwaltungstool.

• Dauer / Umfang:
  1–2 Stunden, je nach Umfang der zu bearbeitenden Posten und Rechnungen.

• Bonus – Dokumentation:
  Der Lehrling kann einen kurzen Bericht oder eine Reflexion über die durchgeführten Schritte und mögliche Herausforderungen beim Verwalten der Offenen-Posten-Liste verfassen.

Aufgabe 2:

• Titel:
  Vorbereitung und Durchführung eines Mahnprozesses

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll anhand der Offenen-Posten-Liste eine Mahnung für überfällige Zahlungen vorbereiten. Hierbei prüft er, welche Forderungen mehr als die festgelegte Frist überschreiten und welche Schritte gemäß den betrieblichen Vorgaben (z. B. erster Mahnbescheid, Erinnerungsschreiben) zu ergreifen sind. Der Lehrling verfasst eine Mahnung und bereitet diese zur Versendung vor.

• Ziel:
  Die Aufgabe stärkt die Fähigkeit des Lehrlings, Mahnprozesse korrekt und fristgerecht umzusetzen und die entsprechenden Schritte im Mahnwesen einzuleiten.

• Benötigte Ressourcen:
  Offene-Posten-Liste, Muster von Mahnschreiben, interne Vorgaben zum Mahnwesen, Zugang zum E-Mail-System oder Postsystem.

• Dauer / Umfang:
  2 Stunden, um überfällige Forderungen zu identifizieren und Mahnungen zu erstellen.

• Bonus – Dokumentation:
  Der Lehrling kann eine Zusammenfassung der Mahnaktivitäten anfertigen, die den Verlauf des Mahnprozesses und die Kommunikation mit dem Kunden dokumentiert. Eine Reflexionsfrage könnte lauten: „Wie würdest du bei wiederholtem Zahlungsverzug vorgehen?“

Aufgabe 3:

• Titel:
  Analyse von Zahlungseingängen und Mahnstatus

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Analyse der Zahlungseingänge durchführen und mit den offenen Posten abgleichen, um festzustellen, welche Forderungen beglichen wurden und welche weiterhin offen sind. Dies umfasst auch die Überprüfung, ob Mahnungen erfolgreich waren und ob noch offene Schritte im Mahnprozess erforderlich sind. Die Analyse soll auch eine Bewertung der Zahlungsmoral der Kunden enthalten.

• Ziel:
  Die Aufgabe fördert das Verständnis des Lehrlings für die Nachverfolgung von Zahlungen und die kontinuierliche Verwaltung der offenen Posten. Zudem wird die Fähigkeit zur Analyse der Effizienz des Mahnprozesses gestärkt.

• Benötigte Ressourcen:
  Offene-Posten-Liste, Zahlungseingänge, interne Berichte zur Zahlungseingangskontrolle, Excel oder ein anderes Analysetool.

• Dauer / Umfang:
  3 Stunden, abhängig von der Anzahl der zu überprüfenden Zahlungen und offenen Posten.

• Bonus – Dokumentation:
  Der Lehrling könnte eine kurze Präsentation oder einen Bericht zur Analyse erstellen, in dem er die wichtigsten Ergebnisse und Vorschläge zur Optimierung des Mahnprozesses zusammenfasst.

Bonus-Aufgabe zur Dokumentation:

• Reflexionsfrage:
  „Welche Herausforderungen siehst du bei der Verwaltung der Offenen-Posten-Liste und wie kannst du die Effizienz des Mahnprozesses verbessern?“