Der Lehrling kann Einladungen verfassen und verschicken.

Aufgabe 1:

• Titel: Einladung zu einem internen Meeting verfassen und verschicken

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Einladung zu einem internen Meeting verfassen. Diese Einladung muss alle wesentlichen Informationen enthalten: Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung des Meetings. Zusätzlich sollte der Lehrling eine höfliche und professionelle Formulierung wählen und sicherstellen, dass alle relevanten Teilnehmer im Verteiler aufgenommen werden. Nach dem Verfassen verschickt der Lehrling die Einladung per E-Mail oder über das interne Kalendersystem.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Aufgabe stärkt die Fähigkeit, formelle und präzise Einladungen zu verfassen und Kommunikationsmittel wie E-Mail und Kalendersysteme effektiv zu nutzen.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm oder Kalendersystem (z. B. Outlook, Google Kalender)

• Informationen zum Meeting (Datum, Uhrzeit, Ort, Tagesordnung)

• Empfängerliste (Teilnehmer des Meetings)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Einladung (E-Mail oder Kalendereintrag)

Aufgabe 2:

• Titel: Einladung für ein externes Meeting mit wichtigen Unterlagen verschicken

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Einladung zu einem externen Meeting verfassen. Diese Einladung muss nicht nur die relevanten Termin- und Veranstaltungsdetails enthalten, sondern auch die notwendigen Unterlagen wie Agenda, Präsentationen oder vorbereitende Dokumente als Anhänge beifügen. Der Lehrling muss dabei sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und übersichtlich dargestellt werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Fähigkeit, eine Einladung für externe Empfänger zu verfassen, dabei wichtige Unterlagen korrekt zu integrieren und den Empfängerkreis gezielt anzusprechen.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm

• Relevante Unterlagen (z. B. Agenda, Präsentationen)

• Informationen zum Meeting (Datum, Uhrzeit, Ort)

• Empfängerliste (z. B. Kunden, Partner, externe Dienstleister)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 45 Minuten

• Umfang: 1 Einladung mit Anhängen (E-Mail)

Aufgabe 3:

• Titel: Einladung zu einer Veranstaltung mit RSVP-Funktion verschicken

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Einladung zu einer Veranstaltung (z. B. Konferenz, Firmenfeier, Workshop) verfassen. Die Einladung muss eine klare Handlungsaufforderung zur Bestätigung der Teilnahme (RSVP) enthalten, damit die Teilnehmer ihre Teilnahme oder Abwesenheit rückmelden können. Der Lehrling sollte dafür eine entsprechende Funktion im E-Mail-Programm oder einem Veranstaltungsmanagement-Tool nutzen, um eine übersichtliche Rückmeldung zu erhalten. Es ist wichtig, höflich und einladend zu formulieren.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Aufgabe stärkt die Fähigkeit, Einladungen mit einer klaren Handlungsaufforderung zu gestalten und mit modernen Kommunikationswerkzeugen (z. B. RSVP-Optionen) umzugehen.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm oder Veranstaltungsmanagement-Tool (z. B. Eventbrite, Google Forms)

• Informationen zur Veranstaltung (Datum, Uhrzeit, Ort, Programmpunkte)

• Empfängerliste (Teilnehmer)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Einladung mit RSVP-Anfrage

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Einladung zu einem Meeting verfassen):
  Der Lehrling dokumentiert die Schritte, die beim Erstellen der Einladung beachtet wurden, und reflektiert, wie er die E-Mail so formuliert hat, dass alle relevanten Informationen klar und präzise kommuniziert wurden. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie hast du sicherstellt, dass alle Teilnehmer rechtzeitig über das Meeting informiert sind?“

• Aufgabe 2 (Einladung für externes Meeting verschicken):
  Der Lehrling erstellt einen kurzen Bericht, der die wichtigsten Details der Einladung zusammenfasst. Dabei wird auch auf die Bedeutung der korrekten Anhänge und deren Übersichtlichkeit eingegangen. Eine Reflexionsfrage könnte lauten: „Warum ist es wichtig, die relevanten Unterlagen in der Einladung anzufügen, und wie hast du diese übersichtlich dargestellt?“

• Aufgabe 3 (RSVP-Funktion nutzen):
  Der Lehrling dokumentiert, wie die RSVP-Funktion genutzt wurde, um eine Rückmeldung von den Empfängern zu erhalten. Er reflektiert, warum diese Funktion hilfreich ist, um eine genaue Teilnehmerzahl zu ermitteln. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie hilft die RSVP-Funktion bei der besseren Planung und Organisation der Veranstaltung?“