Der Lehrling kann Raumreservierungen vornehmen und Räume vorbereiten.

Aufgabe 1:

• Titel: Raumreservierung für ein Meeting

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erhält den Auftrag, einen Raum für ein bevorstehendes Meeting zu reservieren. Hierbei muss er sich über die verfügbaren Räume im Unternehmen informieren, den passenden Raum basierend auf der Anzahl der Teilnehmer und den technischen Anforderungen auswählen und die Reservierung im System vornehmen. Anschließend soll er die Einladung an alle Beteiligten versenden, den Raum vorbereiten (z. B. Bestuhlung, Technik überprüfen) und sicherstellen, dass alles für das Meeting bereit ist.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit des Lehrlings, eine Raumreservierung effizient und professionell vorzunehmen. Er lernt, den Raum entsprechend den Anforderungen vorzubereiten und sich um alle logistischen Details zu kümmern.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum Reservierungssystem des Unternehmens

• Liste der verfügbaren Räume

• Informationen über das Meeting (z. B. Teilnehmerzahl, technische Anforderungen)

• Materialien für die Raumvorbereitung (z. B. Stühle, Tische, Technik, Getränke)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 1-2 Stunden (inkl. Vorbereitung und Überprüfung der Technik)

• Umfang: Reservierung und Raumvorbereitung für ein Meeting mit ca. 10-15 Teilnehmern

Aufgabe 2:

• Titel: Raumvorbereitung für eine Konferenz

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll für eine größere Konferenz, die im Unternehmen stattfindet, den passenden Raum auswählen und alle notwendigen Vorbereitungen treffen. Dies beinhaltet die Überprüfung der Raumkapazität, die Koordination der Raumaufteilung (z. B. Reihenbestuhlung oder U-Form), die Bereitstellung von technischer Ausrüstung (z. B. Beamer, Mikrofone) und die Sicherstellung, dass alle erforderlichen Materialien (z. B. Handouts, Notizmaterialien) im Raum bereitstehen. Der Lehrling muss sicherstellen, dass auch Verpflegung (z. B. Wasser, Kaffeepause) organisiert ist.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Fähigkeit zur Raumorganisation und -vorbereitung auf Basis von konkreten Anforderungen. Der Lehrling lernt, verschiedene Aspekte der Raumvorbereitung zu koordinieren, um ein erfolgreiches Event zu gewährleisten.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum Raumreservierungssystem

• Informationen über die Teilnehmerzahl und Anforderungen der Konferenz

• Technische Ausstattungen (z. B. Beamer, Mikrofone)

• Verpflegung für die Veranstaltung (z. B. Kaffee, Wasser, Snacks)

• Materialien für die Konferenz (z. B. Handouts, Präsentationen)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 2-3 Stunden (inkl. Raumvorbereitung und Organisation von Verpflegung)

• Umfang: Raumvorbereitung für eine Konferenz mit ca. 30-50 Teilnehmern

Aufgabe 3:

• Titel: Koordination von Raumreservierungen für regelmäßige Besprechungen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling ist verantwortlich für die regelmäßige Koordination von Raumreservierungen für wöchentliche Besprechungen im Unternehmen. Dies beinhaltet die Kommunikation mit den verschiedenen Abteilungen, das Buchen des Raumes über das interne System und das Sicherstellen, dass der Raum für jede Besprechung den Anforderungen entspricht. Der Lehrling soll auch sicherstellen, dass bei Bedarf technische Ausstattung bereitgestellt wird (z. B. Beamer, Whiteboard) und dass der Raum rechtzeitig aufgeräumt und vorbereitet wird.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit, regelmäßige Aufgaben effizient zu koordinieren und sicherzustellen, dass der Raum für jedes Meeting den Anforderungen entspricht. Der Lehrling lernt, organisatorische Aufgaben langfristig zu planen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu managen.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum Raumreservierungssystem

• Regelmäßige Informationen über die Meetings (Teilnehmerzahl, Raumanforderungen)

• Technische Ausstattung (z. B. Beamer, Whiteboard)

• Reinigungspersonal oder Raumvorbereitungsressourcen (je nach Bedarf)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 1 Stunde pro Woche (inkl. Kommunikation und Koordination)

• Umfang: Wöchentliche Raumreservierungen für eine regelmäßige Besprechung (z. B. 10-15 Teilnehmer)

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Raumreservierung für ein Meeting):
  Der Lehrling kann einen kurzen Bericht erstellen, in dem er den Ablauf der Raumreservierung und der Raumvorbereitung dokumentiert. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Welche Herausforderungen gab es bei der Raumvorbereitung und wie hast du diese gelöst?“

• Aufgabe 2 (Raumvorbereitung für eine Konferenz):
  Der Lehrling könnte eine Liste der durchgeführten Schritte zur Raumvorbereitung anfertigen und dabei reflektieren, welche Maßnahmen notwendig waren, um die Konferenz reibungslos ablaufen zu lassen. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Welche technischen Probleme hast du bei der Vorbereitung festgestellt und wie hast du diese behoben?“

• Aufgabe 3 (Koordination von Raumreservierungen für regelmäßige Besprechungen):
  Der Lehrling könnte einen Plan oder Kalender erstellen, in dem alle Raumreservierungen und Vorbereitungen für die kommenden Wochen dokumentiert sind. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie stellst du sicher, dass alle Besprechungen den richtigen Raum zugewiesen bekommen und rechtzeitig vorbereitet sind?“