Der Lehrling kann E-Mails bearbeiten (z. B. beantworten oder weiterleiten).

Aufgabe 1:

• Titel: Beantwortung von Standard-E-Mails

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine eingegangene E-Mail beantworten, die eine einfache Anfrage enthält. Dabei soll er die richtigen Informationen recherchieren (z.B. durch interne Dokumente oder Rücksprache mit Kolleg*innen) und eine höfliche, korrekte und vollständige Antwort formulieren. Zusätzlich wird geprüft, ob alle Informationen klar und verständlich sind und die Antwort den Vorgaben des Unternehmens entspricht.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, E-Mails professionell zu beantworten und Informationen korrekt sowie verständlich zu kommunizieren. Außerdem wird die Kompetenz gestärkt, Anfragen effizient zu bearbeiten.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum E-Mail-Programm

• Vorlagen oder Beispiele für Antworten (falls vorhanden)

• Relevante interne Dokumente oder Anleitungen zur Beantwortung von Anfragen

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 20 Minuten

• Umfang: 1 E-Mail

Aufgabe 2:

• Titel: Weiterleitung von E-Mails an die zuständige Abteilung

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erhält eine E-Mail, die Informationen enthält, die für eine andere Abteilung relevant sind. Die Aufgabe besteht darin, die E-Mail an die zuständige Abteilung weiterzuleiten. Dabei soll der Lehrling sicherstellen, dass die E-Mail korrekt weitergeleitet wird und eine kurze Erklärung hinzugefügt wird, damit die Empfänger wissen, was von ihnen erwartet wird. Dabei muss auch geprüft werden, ob alle relevanten Anhänge oder Informationen mitgesendet werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, E-Mails richtig zu priorisieren und weiterzuleiten, um eine effiziente Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten. Zudem wird die Kompetenz gestärkt, in der Kommunikation präzise Anweisungen zu geben.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum E-Mail-Programm

• Zugriff auf die Zuständigkeiten der verschiedenen Abteilungen

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 15 Minuten

• Umfang: 1 E-Mail

Aufgabe 3:

• Titel: Archivieren von E-Mails nach Unternehmensvorgaben

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine E-Mail, die eine wichtige Information oder ein abgeschlossenes Projekt betrifft, nach den Unternehmensrichtlinien archivieren. Dabei soll er entscheiden, ob die E-Mail in einem bestimmten Ordnersystem abgelegt oder in einem speziellen Archiv für wichtige Korrespondenz gespeichert werden muss. Der Lehrling überprüft, ob alle relevanten Anhänge und Informationen vollständig sind, und sorgt dafür, dass die E-Mail leicht auffindbar ist.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, E-Mails effizient zu archivieren und ein Ordnungssystem für die E-Mail-Kommunikation zu verstehen und umzusetzen.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugang zum E-Mail-Programm

• Archivierungssystem des Unternehmens (z. B. digitales System oder Ordnersystem)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 20 Minuten

• Umfang: 1 E-Mail

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Beantwortung von Standard-E-Mails):
  Der Lehrling erstellt eine kurze Reflexion, in der er beschreibt, wie er die Anfrage beantwortet hat, welche Schwierigkeiten möglicherweise aufgetreten sind und wie er diese überwunden hat.

• Aufgabe 2 (Weiterleitung von E-Mails):
  Der Lehrling dokumentiert die E-Mail-Weiterleitung, einschließlich der Begründung, warum die E-Mail weitergeleitet wurde und welche zusätzlichen Informationen er hinzugefügt hat.

• Aufgabe 3 (Archivieren von E-Mails):
  Der Lehrling reicht eine kurze Übersicht über die archivierte E-Mail und erklärt, in welchem System sie abgelegt wurde und warum diese E-Mail wichtig genug war, archiviert zu werden.