Der Lehrling kann Informationen zu Terminen und entsprechend notwendige Unterlagen verschicken.

Aufgabe 1:

• Titel: Einladung zu einem Meeting mit notwendigen Unterlagen verschicken

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Einladung zu einem bevorstehenden Meeting per E-Mail verschicken. Dabei sind alle relevanten Informationen wie der Termin, der Ort und die Agenda zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen alle notwendigen Unterlagen (z. B. Präsentationen, Berichte oder Protokolle) als Anhänge beigefügt werden. Die E-Mail soll höflich formuliert und professionell gestaltet sein. Der Lehrling muss sicherstellen, dass alle Empfänger korrekt in den Verteiler aufgenommen werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Fähigkeit, Informationen zu Terminen effizient zu kommunizieren und relevante Unterlagen korrekt zu verschicken. Es stärkt die Kompetenz im Umgang mit E-Mail-Programmen und den korrekten Umgang mit Anhängen.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Gmail)

• Informationen zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort, Agenda)

• Notwendige Unterlagen (z. B. Präsentationen, Berichte)

• Empfängerliste

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Einladung mit Anhängen

Aufgabe 2:

• Titel: Erinnerung an einen anstehenden Termin verschicken

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll eine Erinnerung an einen anstehenden Termin (z. B. ein Meeting oder eine Besprechung) an die Teilnehmer verschicken. In der Erinnerung sollen die relevanten Informationen zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort) sowie alle notwendigen Unterlagen zur Vorbereitung (z. B. Vorabberichte, Präsentationen) beigefügt werden. Die E-Mail sollte auch eine höfliche Erinnerung daran enthalten, dass die Teilnehmer sich vorbereiten sollten.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit, Fristen und Termine im Auge zu behalten und die Kommunikation entsprechend anzupassen. Der Lehrling lernt, wie man professionell und freundlich Erinnerungen formuliert und wie man Anhänge in einer E-Mail effizient hinzufügt.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm

• Informationen zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort)

• Relevante Unterlagen für den Termin (z. B. Berichte, Präsentationen)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 20 Minuten

• Umfang: 1 Erinnerungsemail mit Anhängen

Aufgabe 3:

• Titel: Absage eines Termins und Weiterleitung notwendiger Informationen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling muss einen geplanten Termin absagen und die betroffenen Teilnehmer darüber informieren. Die Absage muss höflich formuliert werden, und die Gründe für die Absage sollen klar und transparent dargelegt werden. Zusätzlich müssen alle relevanten Informationen für eine Nachfolgeterminierung oder notwendige Maßnahmen (z. B. verschobene Unterlagen oder Aufgaben) kommuniziert werden.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe fördert die Kompetenz, in professionellen Situationen angemessen und höflich zu kommunizieren. Der Lehrling lernt, Absagen respektvoll zu formulieren und gleichzeitig alle erforderlichen Informationen für die Nachverfolgung der Aktivitäten bereitzustellen.

• Benötigte Ressourcen:

• E-Mail-Programm

• Informationen zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort)

• Gründe für die Absage

• Relevante Informationen für die Nachfolgeterminierung oder notwendige Schritte

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Absage-E-Mail mit Weiterleitung von Informationen

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Einladung verschicken):
  Der Lehrling dokumentiert den gesamten Ablauf des Versendens der Einladung (E-Mail-Entwurf, Anhänge, Empfängerliste) und reflektiert, wie er die Kommunikation für verschiedene Teilnehmer angepasst hat (z. B. unterschiedliche Empfänger oder Formate).

• Aufgabe 2 (Erinnerung verschicken):
  Der Lehrling führt eine kurze Reflexion darüber, wie er die Erinnerung formuliert hat und welche Elemente wichtig sind, um die Teilnehmer zur rechtzeitigen Vorbereitung zu motivieren.

• Aufgabe 3 (Absage verschicken):
  Der Lehrling dokumentiert den Grund für die Absage, wie er die Nachricht formuliert hat und wie er den weiteren Ablauf für die Teilnehmer klargemacht hat. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie hast du die Nachricht formuliert, um eine positive Kommunikation trotz der Absage aufrechtzuerhalten?“