Der Lehrling kann Termine und Änderungen koordinieren (z. B. mit Hilfe von Terminplanungsinstrumenten).

Aufgabe 1:

• Titel: Koordination eines Team-Meetings

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll ein Team-Meeting für eine bestimmte Gruppe innerhalb des Unternehmens koordinieren. Hierbei nutzt er ein digitales Terminplanungstool (z. B. Outlook, Google Kalender) zur Festlegung des Termins und zur Einladung der Teilnehmer. Der Lehrling muss sicherstellen, dass alle relevanten Personen eingeladen werden und dass der Zeitpunkt für alle Teilnehmer passt. Nach der Koordination sollen alle Teilnehmer eine Bestätigung des Termins erhalten.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, Termine effizient zu koordinieren, zu planen und eine reibungslose Kommunikation mit den Teilnehmern sicherzustellen. Dabei wird die Kompetenz zur Nutzung von digitalen Tools und die Planung von Besprechungen gestärkt.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugriff auf ein Terminplanungsinstrument (z. B. Outlook, Google Kalender)

• Kontaktinformationen der Teilnehmer

• Informationen zum Meeting (Thema, Agenda, Raum)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Meeting-Koordination (inkl. Terminabstimmung, Einladungen)

Aufgabe 2:

• Titel: Anpassung eines bereits geplanten Termins

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erhält die Aufgabe, einen bereits geplanten Termin aufgrund einer Änderung der Verfügbarkeit eines Teilnehmers neu zu koordinieren. Der Lehrling nutzt ein Terminplanungsinstrument, um alternative Zeiten vorzuschlagen und den ursprünglichen Termin zu verschieben. Nachdem der neue Termin gefunden wurde, müssen alle Teilnehmer über die Änderung informiert werden. Die Aufgabe beinhaltet auch die Überprüfung, ob der neu geplante Termin für alle Beteiligten passt.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, Änderungen in der Planung selbstständig vorzunehmen und sicherzustellen, dass alle betroffenen Personen informiert und auf dem neuesten Stand sind.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugriff auf ein Terminplanungsinstrument

• Teilnehmerliste

• Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, Messaging-Tool)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 1 Terminänderung

Aufgabe 3:

• Titel: Erstellung eines gemeinsamen Terminkalenders für das Team

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll einen gemeinsamen Terminkalender für ein Team oder eine Abteilung erstellen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Termine und Meetings zentral und für alle zugänglich sind. Der Kalender soll regelmäßig aktualisiert werden und den Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Dabei wird darauf geachtet, dass der Kalender sowohl geplante Meetings als auch individuelle Termine der Teammitglieder berücksichtigt.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, eine zentrale und gut organisierte Übersicht über alle wichtigen Termine zu erstellen und zu pflegen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

• Benötigte Ressourcen:

• Zugriff auf ein digitales Kalender-Tool (z. B. Google Kalender, Microsoft Teams)

• Kontaktinformationen der Teammitglieder

• Informationen zu relevanten Terminen (Meetings, Fristen, Events)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 45 Minuten

• Umfang: Erstellung eines gemeinsamen Kalenders (inkl. Planung und Aktualisierung)

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Koordination eines Team-Meetings):
  Der Lehrling erstellt einen kurzen Bericht, in dem er den gesamten Prozess der Terminplanung dokumentiert, einschließlich der Herausforderungen, auf die er gestoßen ist, und wie diese gelöst wurden. Zusätzlich soll der Lehrling eine Reflexion darüber abgeben, wie er die Kommunikation mit den Teilnehmern verbessert hat.

• Aufgabe 2 (Anpassung eines bereits geplanten Termins):
  Der Lehrling verfasst eine kurze Zusammenfassung der Terminänderung und erklärt, wie er die Bestätigung der Teilnehmer eingeholt hat. Dabei wird auch dokumentiert, ob es irgendwelche Schwierigkeiten bei der Anpassung gab.

• Aufgabe 3 (Erstellung eines gemeinsamen Terminkalenders):
  Der Lehrling reicht eine Übersicht des erstellten Kalenders ein und erläutert, wie dieser zur besseren Planung und Organisation des Teams beigetragen hat. Die Reflexion sollte auch beinhalten, wie der Kalender im Arbeitsalltag eingesetzt wurde.