Der Lehrling kann den Postein- und -ausgang bearbeiten.

Aufgabe 1:

• Titel: Sortieren und Weiterleiten von eingehenden Briefen und E-Mails

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling bearbeitet den Posteingang des Unternehmens. Er sortiert die eingehenden Briefe und E-Mails nach Dringlichkeit und Abteilung und leitet sie an die entsprechenden Kolleg*innen weiter. Dabei soll der Lehrling auch darauf achten, ob Posteingänge nach priorisierten Zeitrahmen bearbeitet werden müssen (z.B. Fristwahrungen, wichtige Kundenanfragen).

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, den Posteingang zu organisieren und zu verwalten, sowie die Dringlichkeit von Posteingängen korrekt einzuschätzen und nach den betrieblichen Vorgaben weiterzuleiten.

• Benötigte Ressourcen:

• Posteingang (physisch oder elektronisch)

• Vorlagen oder Hinweise zur Priorisierung der Post

• Computer und E-Mail-Programm

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 10-15 Poststücke (Briefe und/oder E-Mails)

Aufgabe 2:

• Titel: Bearbeitung und Archivierung des Postausgangs

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling soll den Postausgang des Unternehmens bearbeiten. Dabei erstellt er unter Anleitung formelle Briefe, E-Mails oder Dokumente, die an externe oder interne Empfänger gesendet werden sollen. Die Aufgabe umfasst auch das Archivieren der versendeten Dokumente nach betriebsinternen Vorgaben (z.B. in einem digitalen Archivsystem oder in Papierakten).

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, den Postausgang korrekt zu erstellen, zu versenden und die Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren, sodass alle Vorgänge nachvollziehbar sind.

• Benötigte Ressourcen:

• Vorlagen für Brief- oder E-Mail-Schreiben

• Computer mit Textverarbeitungssoftware

• Archivierungssystem (digital oder physisch)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 45 Minuten

• Umfang: 5-10 Poststücke (Briefe oder E-Mails)

Aufgabe 3:

• Titel: Verwaltung von Fristen für Posteingänge und -ausgänge

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling erhält eine Liste von Posteingängen und -ausgängen, bei denen bestimmte Fristen beachtet werden müssen (z.B. Antwortfrist auf Kundenanfragen, Terminbestätigungen). Der Lehrling überprüft die eingehende und ausgehende Post und sorgt dafür, dass alle Fristen eingehalten werden. Er dokumentiert alle relevanten Fristen und kommuniziert etwaige Verzögerungen mit den entsprechenden Abteilungen oder externen Empfängern.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Die Fähigkeit, Fristen und Deadlines für den Postein- und -ausgang korrekt zu verwalten und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um Fristen einzuhalten.

• Benötigte Ressourcen:

• Liste der Poststücke mit Fristen

• Kalender oder Fristenmanagement-Tool

• Computer mit E-Mail-Programm oder Postverwaltungssoftware

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten

• Umfang: 5-10 Poststücke mit Fristenmanagement

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Sortieren und Weiterleiten der Post):
  Der Lehrling führt ein kurzes Protokoll, in dem er beschreibt, wie die Post sortiert und welche Kriterien zur Priorisierung verwendet wurden. Dies kann auch eine Reflexion darüber umfassen, wie die Weiterleitung effizienter gestaltet werden könnte.

• Aufgabe 2 (Postausgang bearbeiten und archivieren):
  Der Lehrling reicht eine Übersicht der bearbeiteten Poststücke und deren Archivierung ein. Außerdem könnte eine Reflexion zu den Herausforderungen beim Erstellen und Versenden der Post geschrieben werden.

• Aufgabe 3 (Fristenverwaltung):
  Der Lehrling erstellt eine Fristenübersicht, in der er dokumentiert, welche Fristen eingehalten wurden und welche gegebenenfalls kommuniziert werden mussten. Eine kurze Reflexion zur Fristenverwaltung und möglichen Verbesserungen könnte ebenfalls eingefügt werden.