Der Lehrling kann BesucherInnen und Gäste angemessen empfangen.

Aufgabe 1:

• Titel: Besuchsempfang und Anmeldung

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling ist dafür verantwortlich, Besucher oder Gäste willkommen zu heißen. Dies beinhaltet das Entgegennehmen von Gästen am Empfang, die freundliche Begrüßung sowie die Anmeldung im System (z. B. in einem digitalen Empfangssystem). Der Lehrling informiert die entsprechenden Ansprechpartner im Unternehmen und sorgt dafür, dass die Gäste die richtigen Räumlichkeiten finden. Außerdem bereitet er gegebenenfalls einen Wartebereich vor, falls nötig.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit, Besuchern und Gästen einen professionellen Empfang zu bieten. Der Lehrling lernt, den Empfangsbereich zu organisieren und mit Besuchern kommunikationsstark und freundlich zu interagieren.

• Benötigte Ressourcen:

• Empfangssystem (z. B. digitale Anmeldung oder Notizbuch)

• Namensschild für Besucher

• Informationen über die Gäste (z. B. Name, Termin, Ansprechpartner)

• Wartebereich (z. B. Getränke, Sitzgelegenheiten)

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten bis 1 Stunde pro Besuch

• Umfang: Empfang und Anmeldung von 1-3 Gästen

Aufgabe 2:

• Titel: Organisation eines Empfangs für Gäste

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling organisiert einen Empfang für mehrere Gäste, die zu einem Meeting oder einer Veranstaltung im Unternehmen eingeladen sind. Der Lehrling kümmert sich um die Vorbereitung des Empfangsbereichs, sorgt für die Bereitstellung von Getränken und Informationsmaterialien und stellt sicher, dass die Gäste nach ihrer Ankunft an den richtigen Ort weitergeleitet werden. Der Lehrling übernimmt auch die Begrüßung und stellt sicher, dass sich alle Gäste wohlfühlen.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeiten zur Event- und Empfangsorganisation. Der Lehrling lernt, einen Empfang professionell zu gestalten und verschiedene Aspekte der Gästeorganisation zu koordinieren, z. B. Getränkebereitstellung und Weiterleitung der Gäste.

• Benötigte Ressourcen:

• Empfangsbereich (Tische, Stühle, Getränke, Snacks)

• Informationen zu den Gästen und deren Ankunftszeit

• Materialien für die Veranstaltung oder Meeting (z. B. Programme, Handouts)

• Gästeliste zur weiteren Weiterleitung

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 1-2 Stunden

• Umfang: Empfang von 5-15 Gästen

Aufgabe 3:

• Titel: Telefonischer Empfang von Besuchern und Terminabsprachen

• Beschreibung der Aufgabe:
  Der Lehrling übernimmt die Aufgabe, telefonisch Termine mit Gästen zu vereinbaren und diese über den Ablauf ihres Besuches zu informieren. Dies umfasst das Annehmen von Anrufen, das Vereinbaren von Zeiten und das Weiterleiten der Anfragen an die entsprechenden Ansprechpartner. Der Lehrling muss sicherstellen, dass der Gast alle nötigen Informationen erhält (z. B. Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Treffpunkt) und im Falle von Änderungen oder Verschiebungen rechtzeitig benachrichtigt wird.

• Ziel (welche Kompetenz wird damit gestärkt?):
  Diese Aufgabe stärkt die Fähigkeit, Gäste telefonisch zu empfangen und ihre Anfragen kompetent und freundlich zu bearbeiten. Der Lehrling lernt, eine gute telefonische Kommunikation zu führen und gleichzeitig organisatorische Aufgaben zu übernehmen.

• Benötigte Ressourcen:

• Telefon

• Terminplanungssystem oder Kalender

• Informationen zu Anreise- und Parkmöglichkeiten

• Interne Ansprechpartner und deren Verfügbarkeit

• Dauer / Umfang:

• Dauer: 30 Minuten pro Anruf / Terminvereinbarung

• Umfang: 3-5 Anrufe pro Tag

Bonus: Dokumentation der Aufgaben

• Aufgabe 1 (Besuchsempfang und Anmeldung):
  Der Lehrling kann einen kurzen Bericht oder eine Reflexion zu jedem empfangenen Gast verfassen, um die Professionalität und die Aspekte der Begrüßung zu dokumentieren. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie hast du dich bei der Begrüßung des Gastes gefühlt und was könntest du beim nächsten Mal noch verbessern?“

• Aufgabe 2 (Organisation eines Empfangs für Gäste):
  Der Lehrling könnte einen Plan oder eine Checkliste erstellen, die alle wichtigen Schritte für die Organisation eines Empfangs beinhaltet. Eine Reflexionsfrage könnte lauten: „Wie hast du den Empfang organisiert, und gab es Herausforderungen, die du beim nächsten Mal anders angehen würdest?“

• Aufgabe 3 (Telefonischer Empfang von Besuchern und Terminabsprachen):
  Der Lehrling kann eine Telefonnotiz oder ein Protokoll zu den vereinbarten Terminen erstellen. Eine Reflexionsfrage könnte sein: „Wie bist du mit unerwarteten Terminänderungen umgegangen und wie hast du den Gast über diese Änderungen informiert?“